¿Cuánto cuesta organizar un maratón?

Antes de empezar a trabajar en el sector de las carreras de resistencia, no pensaba tanto en todo lo que ocurría entre bastidores durante una carrera. Como atleta, te limitas a pagar tu cuota de inscripción y a disfrutar de la carrera. Pero hay muchas más cosas en las que tienen que pensar los organizadores de las carreras, y para ello se necesitan muchos recursos. Este artículo detalla los pasos necesarios para organizar un maratón y lo que cuesta cada paso. 

Como probablemente sepa, un maratón es una prueba de carrera de larga distancia con una distancia oficial de 42,195 kilómetros (26 millas y 385 yardas). El maratón se inspira en la "historia" griega: un soldado griego corrió la distancia desde la ciudad de Maratón hasta Atenas, llevando la importante noticia de una batalla victoriosa contra los persas. La distancia que realmente corrió es discutida, y la primera carrera de maratón de la historia (Juegos Olímpicos de 1896) fue de unos 40 km. Durante mucho tiempo, los maratones tuvieron distancias ligeramente diferentes hasta que fueron estandarizados en 1921 por la IAAF. La distancia elegida fue la de los Juegos Olímpicos de 1908 (Londres), cuyo recorrido era entre el castillo de Windsor (residencia de La Reina) y el estadio de la Ciudad Blanca, más una vuelta a la pista para terminar.

Los maratones son hoy en día uno de los eventos de participación masiva más populares y se pueden encontrar en todo el mundo. Algunos de los maratones más famosos son el Maratón de Nueva York, el Maratón de Boston y el Maratón de Londres, que atraen a más de 30 000 participantes cada año.

La organización de un maratón puede parecer una tarea de enormes proporciones. Pero en realidad, tiene muchos de los mismos costes que cualquier otro evento más corto, aunque hay que tener en cuenta la longitud adicional del recorrido y la duración de la carrera. A continuación verás un desglose de algunos costes típicos (estas cifras se basan en los precios europeos/estadounidenses, otras localidades pueden variar). 

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Desglose de los costes de organizar un maratón

Alquiler del local y curso

El primer paso para organizar un maratón es elegir su ubicación. Aunque la mayoría de los organizadores eligen una ciudad o pueblo cercano a su domicilio, algunos pueden querer organizar la carrera en un lugar especialmente bello de otro lugar. Puede ser útil encontrar un lugar que ya haya sido utilizado anteriormente, de modo que se puede ahorrar tiempo y dinero en permisos y seguros, y puede ser más fácil convencer a las autoridades locales para recibir los permisos necesarios. 

Necesitará algún tipo de lugar que sirva de base para los participantes, los espectadores y el personal. Puede ser en el interior o en el exterior, idealmente cerca de la salida o de la meta. Alquilar un local puede costar entre 500 y 10.000 euros al día, dependiendo de su tamaño y ubicación. 

También está el coste del terreno. Los maratones pueden requerir mucho espacio, y tendrás que alquilarlo o comprarlo a alguien que lo posea. Si pertenece al público, hay que solicitar un permiso. Cuanto más grande sea la carrera y más participantes haya, mayor será ese coste. 

También hay que tener en cuenta el pequeño coste que supone la compra de materiales para marcar el recorrido, como cintas, barreras, banderas y señales. 

Permisos 

Tendrás que ponerte en contacto con tu comunidad local o con la policía para ver qué permisos tienes que solicitar para celebrar tu evento. Esto suele tener un coste y puede variar mucho en función del tamaño de tu evento y de tu país. Asegúrate de averiguar cuáles son las leyes pertinentes en tu localidad. Consulta este artículo para obtener más detalles sobre cómo solicitar permisos. Un permiso puede costar desde sólo 50 euros hasta varios miles.

Seguros

Lo siguiente es el seguro. Si no has asegurado tu empresa o tu evento y alguien se lesiona durante el mismo, podría demandarte por daños y perjuicios millonarios. También querrás cubrir tu responsabilidad contra el riesgo de lesiones o muerte teniendo personal médico a mano en todo momento, especialmente si los participantes deben firmar renuncias antes de participar en la carrera. Asegúrate de que los participantes aceptan tus condiciones cuando se inscriben en la carrera para evitar futuros problemas legales. 

Seguridad y personal médico

Se recomienda contratar guardias de seguridad para mantener el orden durante la carrera, sobre todo si vas a acoger a miles de corredores en una zona a la vez. Esto puede costar entre 1.000 y 20.000 euros, dependiendo del número de guardias que necesites y de su salario por hora (el salario mínimo varía según el país y el lugar).

Personal médico: tener paramédicos a mano en todo momento durante la carrera es crucial porque los accidentes pueden ocurrir en cualquier momento. Asegúrese de realizar una evaluación de riesgos de tu maratón de antemano, para que puedas prepararte y mitigar todos los riesgos posibles.

Personal y voluntarios

Dependiendo del tamaño de tu evento, es posible que necesites ayuda para llevarlo a cabo. Normalmente, puedes encontrar voluntarios o marshalls que te ayuden. Es probable que tengas que contratar a algunas personas para que colaboren estrechamente con tu equipo, especialmente si tu objetivo es organizar un maratón con miles de participantes. Consulta algunas ideas sobre diferentes funciones aquí.

Marketing, atrezzo, camisetas, medallas y merchandising

El marketing es una de las partes más importantes del proceso de preparación, ya que ayudará a atraer a los corredores que quieran participar en tu carrera y, por tanto, te dará ingresos. Puedes anunciarte a través de las redes sociales, como Facebook y Twitter, así como en los periódicos y emisoras de radio locales. Te damos nuestros mejores consejos de marketing en este post.

Probablemente también quieras ofrecer a los corredores algún tipo de regalo por participar, incluido en la cuota de salida. Por ejemplo, es habitual recibir una camiseta de finisher, que muchos corredores coleccionan con pasión. Las camisetas de corredor pueden costar entre 10 y 30 euros por camiseta. 

Asimismo, las medallas son importantes para muchos corredores. También pueden costar entre 10 y 20 euros por persona. Asegúrese de buscar algunas alternativas sostenibles y alternativas.

Cuente también con comprar algún tipo de comida o bebida para sus corredores. Esto incluye líquidos y aperitivos en las estaciones de energía. Una prueba de maratón es larga, y es posible que quieras incluir estaciones de energía al menos cada 5 kilómetros. 

Inscripción y calendario

Necesitará un proveedor o plataforma que se encargue de su proceso de inscripciónincluyendo la recepción de pagos, la generación de listas de salida y la conexión con su sistema de cronometraje. Estas herramientas suelen cobrar una comisión por transacción, entre el 3 y el 20% de la cuota de inscripción. Algunos organizadores trasladan este coste a sus participantes (elevan la cuota de inscripción en función de los costes de la plataforma). En general, no es un coste relativo enorme. A la hora de elegir una plataforma, piense tanto en las características que necesita como en la experiencia del usuario (incluida la de los participantes). Si quiere saber más sobre la elección de una plataforma de inscripción, tenemos este artículo que profundiza en el tema.

Cronometrar su evento puede ser costoso, pero es necesario si quiere obtener resultados precisos de cada corredor para que puedan recibir sus tiempos de llegada y premios. Algunas carreras utilizan sistemas manuales, mientras que otras utilizan sistemas digitales y cronometraje por chip o RFID, que requieren personal y transporte de equipos pesados. Los sistemas de cronometraje por chip suelen costar entre 2.000 y 5.000 euros, a lo que habrá que añadir un coste por participante o chip, que puede ser de 2-3 euros por persona. Para evaluar los distintos métodos de cronometraje, consulte esta comparación de cronómetros por chip y este artículo que compara el cronometraje por chip y el cronometraje por aplicación.

En resumen: ¿Cuánto cuesta organizar un maratón?

Si calculamos una estimación de todo lo anterior, utilizando nuestra calculadora de costes de la carrerapara una carrera de 2.000 corredores, el coste aproximado de organizar un maratón (en Europa/Estados Unidos) es de unos 85.000 euros. Esto incluye 2.000 corredores, 10 miembros del personal, medallas, camisetas, cronometraje, inscripción, 2.000 euros de alquiler del local o permisos y un presupuesto de marketing de 15.000 euros. Puede parecer mucho dinero, pero si calculas que cobras 100 euros (que es una cuota de inscripción media en los maratones), obtendrías un beneficio de más de 100 000 euros (por supuesto, parte de esta cantidad también se utilizaría para los gastos de tu empresa y para pagarte un sueldo). Otra forma de hacer las cosas es fijar una cuota de inscripción que quieras ofrecer, y luego trabajar hacia atrás para ver dónde tienes que ahorrar costes, lo que puede ser relevante en mercados competitivos si no tienes un punto de venta único en relación con otras carreras de tu región.

Este es el aspecto de la calculadora, con el ejemplo anterior:

¿A qué espera? Empieza hoy mismo descargando la lista de control de organización definitiva. ¡Buena suerte!