Quanto costa ospitare una maratona?

Prima di iniziare a lavorare nel settore delle gare di endurance, non pensavo molto a tutto ciò che accadeva dietro le quinte di una gara. Come atleta, basta pagare la quota di iscrizione e godersi la gara. Ma c'è molto di più a cui gli organizzatori delle gare devono pensare e che richiede molte risorse per essere realizzato! Questo articolo illustra nel dettaglio le fasi necessarie per ospitare una maratona e il costo di ciascuna di esse. 

Come probabilmente saprete, la maratona è un evento podistico di lunga distanza con una distanza ufficiale di 42,195 chilometri (26 miglia e 385 iarde). La maratona trae ispirazione dalla "storia" greca: un soldato greco percorse la distanza dalla città di Maratona ad Atene, portando l'importante notizia di una battaglia vittoriosa contro i Persiani. La distanza effettivamente percorsa è discussa, e la prima gara di maratona in assoluto (Olimpiadi del 1896) era di circa 40 km. Per molto tempo, le maratone hanno avuto distanze leggermente diverse, fino a quando sono state standardizzate nel 1921 dalla IAAF. La distanza scelta fu quella delle Olimpiadi del 1908 (Londra), il cui percorso si snodava tra il Castello di Windsor (residenza della Regina) e il White City Stadium, più un giro di pista per l'arrivo.

Le maratone sono oggi uno degli eventi di massa più popolari e si trovano in tutto il mondo. Alcune delle maratone più famose sono la Maratona di New York, la Maratona di Boston e la Maratona di Londra, che attirano ogni anno oltre 30 000 partecipanti.

Una maratona può sembrare un compito scoraggiante da organizzare. In realtà, i costi sono in gran parte gli stessi di qualsiasi altro evento più breve, anche se bisogna tenere conto della lunghezza aggiuntiva del percorso e della durata della gara. Qui di seguito troverete una ripartizione di alcuni costi tipici (questi numeri si basano su prezzi europei/americani, altre località possono variare). 

Avete bisogno di calcolare il vostro budget? Scaricate il nostro Calcolatore dei costi per le gare.

Ripartizione dei costi per ospitare una maratona

Affitto della sede e corso

Il primo passo per ospitare una maratona è la scelta della località. Sebbene la maggior parte degli organizzatori scelga una città o un paese vicino a casa propria, alcuni potrebbero voler organizzare la gara in un luogo particolarmente bello. Può essere utile trovare un luogo già utilizzato in precedenza, in modo da risparmiare tempo e denaro per i permessi e l'assicurazione, e può essere più facile convincere le autorità locali a ricevere i permessi necessari. 

È necessario un luogo che funga da base per i partecipanti, gli spettatori e il personale. Può essere all'interno o all'esterno, idealmente vicino alla partenza o all'arrivo. L'affitto di una sede può costare da 500 a 10.000 euro al giorno, a seconda delle dimensioni e della posizione. 

C'è anche il costo del terreno. Le maratone possono richiedere molto spazio e sarà necessario affittarlo o acquistarlo da qualcuno che lo possiede. Se appartiene al pubblico, è necessario richiedere un permesso. Più grande è la gara e più numerosi sono i partecipanti, più alto sarà il costo. 

Inoltre, bisogna considerare il piccolo costo dell'acquisto di materiali per la segnaletica del percorso, come nastri, barriere, bandiere e cartelli. 

Permessi 

Dovrete contattare la comunità locale o la polizia per sapere quali permessi dovete richiedere per ospitare il vostro evento. Di solito sono a pagamento e possono variare molto a seconda delle dimensioni dell'evento e del Paese. Assicuratevi di scoprire quali sono le leggi in materia nella vostra località. Date un'occhiata a questo articolo per maggiori dettagli su come richiedere i permessi. Un permesso può costare da soli 50 euro a diverse migliaia di euro.

Assicurazione

Il punto successivo è l'assicurazione. Se non avete assicurato la vostra azienda o il vostro evento e qualcuno si infortuna durante il vostro evento, potrebbe farvi causa per milioni di danni. Dovrete anche coprire la vostra responsabilità contro il rischio di lesioni o di morte, disponendo di personale medico in ogni momento, soprattutto se ai partecipanti viene richiesto di firmare una liberatoria prima di partecipare alla gara. Assicuratevi che i partecipanti accettino le vostre condizioni quando si iscrivono alla gara per evitare futuri problemi legali. 

Sicurezza e personale medico

È consigliabile assumere guardie di sicurezza per mantenere l'ordine durante la gara, soprattutto se si ospitano migliaia di corridori in un'unica area. Il costo può variare da 1.000 a 20.000 euro, a seconda del numero di guardie necessarie e del loro salario orario (il salario minimo varia a seconda del Paese e della località).

Personale medico - la presenza di personale paramedico in ogni momento della gara è fondamentale perché gli incidenti possono verificarsi in qualsiasi momento. Assicuratevi di effettuare una valutazione dei rischi della maratona, in modo da prepararsi e ridurre il più possibile i rischi.

Personale e volontari

A seconda delle dimensioni del vostro evento, potreste aver bisogno di aiuto per gestirlo. Di solito è possibile trovare volontari o assistenti di percorso che vi aiutino. Probabilmente dovrete assumere alcune persone che lavorino a stretto contatto con voi nel vostro team, soprattutto se puntate a organizzare una maratona con migliaia di partecipanti. Date un'occhiata ad alcune idee sui diversi ruoli qui.

Marketing, oggetti di scena, camicie, medaglie e merchandising

Il marketing è una delle parti più importanti del processo di preparazione, perché vi aiuterà ad attirare i corridori che vogliono partecipare alla vostra gara e quindi a generare entrate. Potete fare pubblicità attraverso i social media, come Facebook e Twitter, ma anche attraverso i giornali e le radio locali. Vi diamo i nostri migliori consigli di marketing in questo post.

Probabilmente vorrete anche offrire ai corridori un qualche tipo di regalo per la partecipazione, incluso nella quota di partenza. È comune, ad esempio, ricevere una maglietta da finisher, che molti corridori collezionano con passione. Le magliette dei corridori possono costare dai 10 ai 30 euro a maglietta. 

Anche le medaglie sono importanti per molti corridori. Anche queste possono costare da 10 a 20 euro a persona. Assicuratevi di cercare alternative moderne e sostenibili! alternative sostenibili e moderne!

È necessario acquistare anche qualche tipo di cibo o bevanda per i corridori. Questo include liquidi e snack alle stazioni energetiche. Una maratona è lunga e si consiglia di prevedere stazioni energetiche almeno ogni 5 chilometri. 

Registrazione e tempistica

Avrete bisogno di un fornitore o di una piattaforma che si occupi del vostro processo di registrazioneche si occupi del processo di iscrizione, compresa l'accettazione dei pagamenti, la generazione degli elenchi di partenza e il collegamento al sistema di cronometraggio. Questi strumenti di solito applicano una commissione per ogni transazione, pari al 3-20% della quota di iscrizione. Alcuni organizzatori scaricano questo costo sui partecipanti (aumentano la quota di iscrizione in base ai costi della piattaforma). In generale, non si tratta di un costo relativo enorme. Quando scegliete una piattaforma, pensate sia alle funzionalità di cui avete bisogno sia all'esperienza dell'utente (compresa quella dei partecipanti!). Se volete saperne di più sulla scelta di una piattaforma di iscrizione abbiamo questo articolo che approfondisce l'argomento.

Il cronometraggio dell'evento può essere costoso, ma è necessario se si vogliono ottenere risultati accurati da ogni corridore, in modo che possa ricevere i tempi di arrivo e i premi. Alcune gare utilizzano sistemi manuali, mentre altre si avvalgono di sistemi digitali e di cronometraggio con chip o RFID che richiedono personale e trasporto di attrezzature pesanti. I sistemi di cronometraggio con chip costano solitamente tra i 2000 e i 5000 euro, a cui va aggiunto il costo per partecipante o chip, che può essere di 2-3 euro a persona. Per valutare i diversi metodi di cronometraggio, consultate questo confronto di cronometri a chip e questo articolo che mette a confronto il cronometraggio con chip e quello tramite app.

In sintesi: quanto costa ospitare una maratona?

Se calcoliamo una stima per tutto quanto sopra, utilizzando il nostro calcolatore dei costi di garaper una gara di 2000 corridori, il costo approssimativo per ospitare una maratona (in Europa/USA) è di circa 85.000 euro. Questo include 2000 corridori, 10 membri dello staff, medaglie, magliette, cronometraggio, registrazione, 2.000 euro di affitto della sede o permessi e un budget per il marketing di 15.000 euro. Può sembrare un sacco di soldi, ma se si calcola di far pagare 100 euro (che è una quota di iscrizione media per le maratone), si otterrebbe un profitto di oltre 100.000 euro (naturalmente, una parte di questa cifra verrebbe utilizzata anche per le spese aziendali e per pagarsi uno stipendio). Un altro modo di procedere è quello di fissare una quota di iscrizione che si vuole offrire, poi lavorare a ritroso per vedere dove si deve risparmiare sui costi - cosa che può essere rilevante in mercati competitivi se non si ha un punto di vendita unico rispetto ad altre gare nella propria regione.

Ecco come si presenta la calcolatrice, con l'esempio precedente:

Quindi cosa state aspettando? Iniziate oggi stesso scaricando la Ultimate Organizer Checklist. Buona fortuna!